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Postado em Weekly Review Nesta época do ano, muitas pessoas querem voltar para o GTD bandwagon porque estão em um modo reflexivo de auto-aperfeiçoamento. Se você ler minha última postagem, faça as Resoluções New Year8217s (faça uma Revisão de fim de ano em vez disso), então você está em um ótimo lugar para começar 2017. Agora, tudo o que você precisa fazer é descobrir como você vai fazer suas análises semanais Consistentemente de forma contínua. Inerentemente, você sabe que fazer análises semanais é o componente crítico de uma prática GTD bem-sucedida e a redução do estresse que ela pode fornecer. Quando praticados com diligência, eles podem fornecer o que David Allen chama Mind Like Water e quando você está neste estado, você pode se sentir bem por onde você está, o que está fazendo e o que você não está fazendo. Para quem experimentou esse sentimento, é incrível e eles querem voltar lá. Infelizmente, em algum lugar ao longo do caminho, muitas pessoas perdem vapor e param de fazer suas análises semanais. Uma vez que isso acontece, eles não confiam mais em seus sistemas são inventários precisos e completos de todos os seus compromissos e o sistema falha. Felizmente, há uma maneira de ter sucesso com GTD no longo prazo e é fazer uma revisão semanal todas as semanas. Esta é a única coisa mais importante para o sucesso ou o fracasso a longo prazo. Se você realmente quer ter sucesso, você precisa se comprometer a gastar uma hora e uma hora e meia a semana fazendo uma revisão semanal sem falhar, sem exceções. Então, como você faz isso, faça um hábito. No Poder do Hábito. Charles Duhigg explica que os hábitos são um resultado de três coisas, uma rotina e uma recompensa. Depois de configurar essas três coisas, você criará um novo hábito e, uma vez que você faça sua revisão semanal um hábito, você está a caminho da produtividade contínua sem estresse. Eu consegui fazer uma revisão semanal um hábito agendando o tempo com minha esposa para fazer a nossa revisão semanal juntos nas tardes de sábado em uma boa garrafa de vinho. Nós alternamos semanas escolhendo uma boa garrafa de vinho para compartilhar quando estamos fazendo nossa revisão. Isso proporciona a recompensa crítica vinho delicioso que faz parte de Charles três partes da formação de hábitos bem-sucedida. Então, a Cue é sábado à tarde, a rotina é a Revisão Semanal, e a Recompensa é vinho e mente como água. Eu sugiro que você obtenha seu parceiro e descubra o que seria uma recompensa comum desejável e, em seguida, agendar tempo para aproveitar essa recompensa ao fazer sua revisão semanal. Não só você vai apreciar a recompensa, mas você terá sincronizado com seu parceiro em todas as coisas próximas que afetam vocês dois. Uma vez que realiza revisões semanais com seu parceiro torna-se um hábito você estará no piloto automático GTD. À medida que o ano se acalma e olhamos para 2017, aguardamos com expectativa o que podemos fazer melhor no ano que vem. Para quem experimentou a produtividade livre de estresse que GTD produz, mas por uma razão ou outra parou de praticar o GTD, agora é o momento de se comprometer a fazer do GTD um hábito vitalício. O final do ano é o momento perfeito para voltar ao GTD, porque estamos em um modo reflexivo de auto-aperfeiçoamento. Sabemos que funciona e conhece a redução do estresse que ela pode fornecer. Nós também sabemos quando praticado com diligência que pode fornecer o que David Allen chama Mind Like Water. Quando você está neste estado, você se sente bem em onde você está, o que está fazendo e, ironicamente, o que você não está fazendo. Para quem experimentou esse sentimento é incrível e você quer voltar lá. Muitas pessoas me perguntam como eles realmente podem fazer o GTD neste momento. Como uma dieta ou uma resolução de novos anos, eles realmente querem ser bem-sucedidos, mas, no fundo, temem que eles falhem no longo prazo. O desejo de uma bala mágica ou truque que os ajude a ter sucesso com GTD no longo prazo. Bem, como qualquer coisa, não há uma bala mágica que fará isso por eles. Felizmente, há uma maneira de ter sucesso com GTD no longo prazo e é fazer uma revisão semanal a cada semana. Esta é a coisa mais importante que determina o sucesso ou o fracasso a longo prazo. Se você realmente quer ter sucesso, você precisa se comprometer a gastar uma hora por semana fazendo uma revisão semanal sem falhas, sem exceções. Pense no retorno uma hora por semana para melhorar a produtividade e diminuir o estresse. Uma barganha da minha perspectiva. Eu faço meus comentários semanais nas noites de domingo com minha esposa e garrafa de vinho ou as manhãs de segunda-feira no escritório. De qualquer forma, I8217m está pronto para a semana. Veja como dividir a hora: 1 Revise meu calendário (5 min) É importante entender o que você tem antes de definir o contexto quanto ao tempo disponível que você terá para trabalhar em projetos e próximas ações no futuro . Comece a olhar para o calendário na visualização de um mês para ver o quadro geral. Viagens e eventos de todos os dias, como aniversários, férias, viagens e ferias aparecerão em você. Isso dá uma sensação de que este é um mês normal ou não e irá alertá-lo para qualquer item grande no horizonte. Reveja os próximos três meses. Depois de olhar para a grande foto por mês, concentre-se na visão da semana para ter uma idéia de que esta é uma semana normal ou não. Como Peter Drucker declarou 8220, a semana é a unidade de medida para conectar as tarefas diárias às suas prioridades estratégicas.8221 Reveja as próximas duas a três semanas para ter uma idéia do que está imediatamente à sua frente. 2 Revise meus projetos (40 min) Esta é a maior parte de sua revisão semanal e, se você não faz mais nada na hora, você precisa rever seus projetos. Comece no topo da sua lista e mude para baixo um a um e faça o seguinte: O projeto está escrito de forma a que ele possa ser verificado como feito quando a descrição for verdadeira Se não, descreva o projeto para denotar o que é feito. Como e certifique-se de incluir o resultado desejado como a primeira palavra na descrição do projeto. Use palavras como rascunho, finalize, implemente, pesquise, publique, distribua, maximize, aprenda, configure, organize, crie, projete, instale, repare, envie, manipule, resolva, pense. Uma vez que você se sinta confortável com a descrição do projeto, você deve dividir o projeto nas tarefas discretas necessárias para concluir o projeto. Eu uso a seção de notas da nota do Evernote para fazer isso. Eu não sou um candidato para quebrar todos os projetos em suas tarefas relacionadas. Eu geralmente pergunto: Eu tenho a largura de banda e recursos para fazer esse projeto. Se não, eu tende a passar para o próximo. Para aqueles que eu tenho a largura de banda e os recursos para prosseguir, pergunto O que eu quero realizar para mover este projeto mais perto da conclusão e quando eu preciso realizá-lo por eu adiciono quaisquer itens que venham à mente em mais ou menos Manor de forma livre com cada tarefa ou idéia em uma linha separada. Não se preocupe com a formatação, pois isso só irá diminuir a velocidade durante este processo crítico. Finalmente, e isso é crítico, coloque a próxima ação para mover o projeto mais perto da conclusão para a próxima lista de ações. 3 8211 Revise meus itens em espera (5 min) Faça uma verificação rápida de seus itens em Espera para ver se você pode mover qualquer em Projetos ou Próximas Ações porque você não está mais bloqueado ou está aguardando por alguém ou algo que você pode ter delegado. 4 Revise minhas Áreas de Foco (5 min) Faça uma rápida revisão de áreas de foco para mantê-las frescas na minha mente. Muitas vezes, esta revisão estimulará novos projetos que você adicionará à sua lista de projetos. Faça uma análise rápida dos itens do SomedayMaybe para determinar se algum item precisa se tornar um projeto ativo e, se o fizer, altere o caderno do Evernote para o caderno de Projetos. Se você determinar que você realmente nunca vai fazer e item porque já não é de interesse, exclua-o. É muito importante resistir ao desejo de 8220do8221 durante uma revisão semanal. Não faça isso. A revisão semanal é para rever não fazer. Isso é mesmo verdadeiro para a regra de dois minutos. Concentre-se em revisar seu 8220stuff8221 e ficar atualizado e você sentirá imediatamente o alívio do estresse de 8220Mind Like Water.8221 Como você faz sua revisão semanal Como muitos profissionais, eu trabalho em um prédio alto e gasto muito tempo montando elevadores. Inevitabilidade, as pessoas sabem que eu tenho 8220 no GTD8221 e eles me perguntam o que é GTD8221. O que eles realmente querem saber é 8220GTD para Dummies8221 Muitas pessoas me perguntam qual é a essência do GTD. Eles querem conhecer a versão Cliff Notes do GTD antes que eles decidam se eles vão investir o tempo eo esforço na leitura do livro de David Allen8217s 8220Getting Things Done 8211 The Art of Stress Free Productivity8221 ou não. Eu lutar para transmitir os conceitos básicos do GTD como eu quero elaborar sobre toda a bondade do sistema e seus benefícios. Isso me obrigou a pensar realmente como descreveria o básico do que o GTD é na sua forma mais simples. Aqui está o meu GTD Elevator Pitch: GTD consiste em três conceitos básicos. Pensamento baseado em resultados 8211 Articulando nos termos mais específicos possíveis, o que é um resultado bem sucedido para qualquer uso do seu tempo. Outra maneira de pensar sobre isso é 8220Como eu sei quando I8217m feito com este 8221 ou 8220Quando eu poderei marcá-lo feito ou completo8221 O que é a próxima ação 8211 Você não precisa rastrear tudo o que você poderia imaginar sobre um projeto, mas sim você Só precisa conhecer a próxima ação física que o aproximaria da conclusão. Pergunte ao 8220. Qual é a próxima ação8221 A revisão semanal 8211 Aceitando que o coração do Sistema Confiável que permite que você percorra um dia com uma alta tolerância à ambiguidade é o conhecimento de que, eventualmente, tudo o que você está fazendo é analisado uma vez por semana sem falhas. Qual é o seu passo de elevador GTD Nesta época do ano, muitas pessoas querem voltar para o GTD porque eles estão em um modo reflexivo de auto-aperfeiçoamento. Eles sabem que funciona e conhecem a redução do estresse que ela pode fornecer. Eles sabem quando praticados com diligência que podem fornecer o que David Allen chama 8220Mind Like Water.8221 Quando você está neste estado, você pode se sentir bem sobre onde você está, o que está fazendo e o que não está fazendo. Para quem experimentou esse sentimento, é incrível e eles querem voltar lá. Muitas pessoas me perguntam como eles podem realmente fazer o GTD neste momento8221 Como uma dieta ou uma nova resolução do ano8217, eles realmente querem ser bem-sucedidos, mas, no fundo, temem que eles falhem no longo prazo. Quer uma bala ou um truque mágico que os ajude a ter sucesso com o GTD no longo prazo. Felizmente, há uma maneira de ter sucesso com GTD no longo prazo e é fazer uma revisão semanal todas as semanas. Esta é a única coisa mais importante para o sucesso ou o fracasso a longo prazo. Se você realmente quer ter sucesso, você precisa se comprometer a gastar uma hora por semana fazendo uma revisão semanal 8211 sem falhas, sem exceções. Pense no retorno 8211 uma hora por semana para melhorar a produtividade e diminuir o estresse. Uma pechincha no meu livro. Veja como dividir a hora: 1 8211 Revisar Projetos (40 min) Se você não faz nada mais na hora, você precisa rever seus projetos. Comece no topo da sua lista e mova-se para baixo, um e um, e faça o seguinte: O projeto está escrito de forma que ele possa ser verificado como 8220done8221 quando a descrição for verdadeira Se não, descreva o projeto para denotar 8220, o que é feito. Como 8221 e certifique-se de incluir o resultado desejado como a primeira palavra na descrição do título do projeto Evernote. Use palavras como rascunho, finalize, implemente, pesquise, publique, distribua, maximize, aprenda, configure, organize, crie, projete, instale, repare, envie, manipule, resolva, pense. Nem todos os projetos precisam definir uma tarefa completa. Está certo ter projetos que digam coisas como 8220Draft three ideas82308221 ou 8220Think about82308221. Uma vez que você se sinta confortável com a descrição do projeto, você precisa dividir o projeto nas tarefas necessárias para concluir o projeto. Eu uso a seção de notas da nota do Evernote para fazer isso. Eu não sou um candidato para quebrar todos os projetos nas tarefas relacionadas com isso. Eu geralmente pergunto para o 8220Do Tenho a largura de banda e recursos para fazer este projeto8221 Se não, eu tende a passar para o próximo. Para os que eu tenho a largura de banda e os recursos para prosseguir, pergunto para o que devo fazer para mover este projeto mais perto do final8221 e 8220Quando eu preciso realizá-lo por 8221, adiciono quaisquer itens que venham à mente em mais ou menos Manejo de forma livre com cada tarefa ou idéia em uma linha separada. Não se preocupe com a formatação, pois isso só irá diminuir a velocidade durante este processo crítico. Finalmente, e isso é crítico, mova a próxima ação para mover o projeto mais perto da conclusão para a próxima lista de ações. 2 8211 Revise seu calendário (5 min) É importante entender o que você tem diante de você para definir o contexto de quanto tempo disponível você terá para trabalhar em projetos e próximas ações no futuro. Comece a olhar para o calendário na visualização do mês e veja a imagem geral. Eventos de todos os dias, como aniversários, férias, viagens e ferias aparecerão em você. Isso lhe dá uma sensação de que é um mês ou um mês padrão do 8220, e o alerta para qualquer item grande no horizonte. Reveja os próximos três meses. Depois de ter olhado a grande imagem por mês, você precisa se concentrar na visão da semana para ter uma idéia de isso é uma semana 8220 normal8221 ou não. Como Peter Drucker afirmou que a semana é a unidade de medida para conectar as tarefas diárias às suas prioridades estratégicas. Reveja as próximas duas a três semanas para ter uma idéia do que está imediatamente à sua frente. Faça uma varredura rápida de seus itens de espera para ver se você pode mover qualquer em Projetos ou Próximas ações porque você não está mais bloqueado ou está à espera de alguém ou algo assim. 4 8211 Revisar Áreas de Foco (5 min) Faça uma rápida revisão das áreas de foco para mantê-las frescas na minha mente. Muitas vezes, esta revisão estimulará novos projetos que você adicionará à sua lista de projetos. Faça um exame rápido dos itens do seu filho para determinar se algum item precisa se tornar um projeto ativo e, se o fizer, altere o caderno do Evernote para o caderno de projetos. Se você determinar que você realmente nunca vai fazer e item porque já não é de interesse, exclua-o. Programe um tempo não negociável a cada semana para uma revisão semanal. The Weekly Review é a única coisa mais importante a fazer para manter uma prática GTD bem-sucedida. Não posso enfatizar a importância da revisão semanal para o sucesso contínuo na redução do estresse. A vida se move rapidamente. Muitas vezes temos tanta coisa para fazer isso é difícil dar um passo atrás e examinar se foram ou não os resultados que queremos. É por isso que é extremamente importante programar algum tempo a cada semana para fazer uma revisão semanal. Eu agendar meus comentários semanais as primeiras manhãs de segunda-feira, então eu vou ter um bom roteiro para a semana. O tempo real ou o dia da semana não interessa que algumas pessoas gostem de fazer os seus comentários semanais às sextas-feiras para encerrar a semana. A coisa crítica é que você agende e garante que isso aconteça. Esta é a parte mais crítica de manter o GTD no caminho certo. Aqui estão algumas coisas que você deve incluir em sua revisão semanal: Reveja seus Objetivos Objectivos Você está se movendo na direção certa Você está fazendo progresso Todas as mudanças necessárias Aqui é onde você faz uma revisão rápida da grande foto. Quais objetivos pessoais e profissionais você revê suas áreas de foco Você está dedicando tempo e energia suficientes para as verdadeiras prioridades em sua vida As áreas de foco são as áreas de responsabilidade em sua vida que nunca são feitas. Se você pode completá-lo e verificá-lo como completo, então não é uma área de foco, é provável que seja um projeto. As áreas de foco podem ser responsabilidades contínuas em seu trabalho como Desenvolvimento de Empregados, Orçamento, Estratégia de Amp. Visão, etc. Outras áreas de foco podem ser saúde e fitness, finanças, família, melhoria doméstica, etc. Revise seu calendário com uma visão de mês e Olhe para as próximas coisas em seu calendário. Em seguida, mude para a visualização da semana e veja as próximas semanas para ver o que está acontecendo. Isso lhe dá contexto para o que está por vir. Reveja seus projetos ativos Divida cada projeto nas ações necessárias para ser feito com o projeto. Em seguida, faça a próxima ação que você precisa para dirigir para a conclusão do projeto geral e faça sua própria tarefa e atribua-a à próxima categoria de ação. Ao descrever a próxima ação no campo do assunto da tarefa use verbos de ação específicos para descrever a ação que precisa ser feita. Inclua toda a informação possível para ajudá-lo a completar a próxima ação. Em vez de fazer uma doação de uso de mobiliário antigo, ligue para Goodwill para agendar a retirada 310-234-8730, em vez de aprender espanhol use adicionar podcast de aprendizado em espanhol no iTunes, em vez de Finalize Budget use o email Rob para obter Previsão de armazenamento para o resto do ano. Reveja seus itens SomedayMaybe Analise sua lista de algum dia para ver se alguma coisa aumentou para o nível onde deseja tornar um projeto ativo. Não salte esta revisão é extremamente importante se você quiser diminuir seus níveis de estresse. Ignorar a revisão semanal é a forma mais comum de as pessoas caírem do movimento GTD. Eu dedico 1 hora por semana à revisão semanal. Aqui é como eu dividi-lo: Revise Projetos (35 min) Esta é a parte mais importante da revisão semanal. Tenho a largura de banda e os recursos necessários para fazer esse projeto. Descobre cada projeto em tarefas discretas. O que eu quero realizar isso para mover? Este projeto está mais próximo da conclusão Quando eu preciso realizá-lo por Mover cada projeto próxima ação para a próxima lista de ações Adicionar novos projetos descrevendo 8220 O que faz parece que 8221 inclui o resultado desejado como a primeira palavra em projetos: finalizar, implementar, pesquisar, publicar , Distribuir, maximizar, aprender, configurar, organizar, criar, projetar, instalar, reparar, enviar, lidar, resolver Ok, ter projetos que dizem coisas como 8220Draft três idéias82308221 ou 8220Pensar sobre82308221 Revisar Áreas de Foco (5 min) 8211 Um rápido Revisão de áreas de foco para mantê-los frescos em minha mente e veja se isso desencadeia qualquer Objetivo de Revisão de Projetos amp Objetivos (5 min) 8211 Uma rápida revisão de metas e objetivo de foco para mantê-los frescos em minha mente e ver Se desencadeia qualquer Calendário de Revisão de Projetos (10 min) Comece com três meses de saída, depois no mês que vem, no mês atual, então nesta semana Veja a visão geral por mês, então fique no visor da semana porque a semana é a unidade de medida Para conectar as tarefas diárias às suas prioridades estratégicas Família horário da primeira hora com a família apenas uma noite fora por semana, agendar o café da manhã um dia por semana, o que estamos fazendo no sábado Hora de agendar para processar o emailinbox três vezes por dia Horário Caminhe o tempo dos Halls uma vez Por semana Preciso realmente estar nas reuniões Revisão SomedayMaybe itens (5 min) Adicionar itens individuais à lista principal Determine se algum item precisa se tornar um projeto ativo Excluir itens que não são mais de interesse Revisão semanal: chave para GTD e metas Por Leo Babauta David Allen diz que, se você não está fazendo sua revisão semanal, você não está fazendo o GTD. Eu concordo completamente e eu gostaria de adicionar isso: se você não está analisando seus objetivos semanalmente, você não está focado em atingir seus objetivos. Cada GTDer adiou a revisão semanal, às vezes por várias semanas por vez. Cada GTDer sentiu a culpa de não fazer a revisão semanal. Cada GTDer, para viver com esse título, precisa voltar para o vagão e fazer a revisão semanal. É a chave do sistema. Por favor: no GTD, você captura tudo e processá-lo e use listas de contexto para suas próximas ações 8230, mas as coisas ainda deslizam pelas rachaduras. A revisão semanal capta todas as coisas que escorregam e esvazia a cabeça do 8220stuff8221 que mantém seu cérebro trabalhando horas extras. Muitas vezes, mesmo que possamos processar nossas caixas de entrada e verificar nossas listas de contexto diariamente, ainda esquecemos de verificar nossas listas de projetos. Isso significa que pode haver projetos que não tenham as próximas ações em suas listas de contexto, ou talvez você tenha esquecido de adicionar um projeto ou verifique como está feito. Ou talvez o projeto tenha parado e você precisa começar. Sem a revisão semanal, o sistema começa a se atrofiar ao longo do tempo, até que você não tenha mais certeza de que está completo ou mesmo funcionando. Então você pára de confiar, e logo você não está usando isso de verdade. A revisão semanal limpa a cabeça e deixa você se sentindo calmo e satisfeito. Mmmm Uma revisão semanal não precisa demorar muito se você fizer três coisas: processe suas caixas de entrada diariamente, então você não tem uma enorme quantidade de coisas esperando por você reservar o tempo dedicado à revisão semanal e deixar de lado todas as distrações e Realmente se concentrar em obter a revisão feita de forma rápida e completa. Aqui estão os passos básicos para uma revisão semanal: Retire todos os papéis soltos, recibos, pós-venda, etc. e coloque sua caixa de entrada. Processe sua caixa de entrada. Processe suas anotações. Revise os dados de calendário anteriores e futuros para desencadear as próximas ações. Mind dump 8211 esvazie a cabeça de tudo que ainda não está no sistema. Processe-o como faria com sua caixa de entrada. Revise as listas de próxima ação, as listas de projetos, a lista de espera e a lista de algum dia. Reveja seus objetivos. Observe o último passo: reveja seus objetivos. Esta é a chave para manter seus objetivos na pista 8212 você deve revisá-los regularmente. Primeiro, você precisa definir seus objetivos, é claro, mas então você deve revisá-los (de preferência diariamente, mas pelo menos semanalmente). Se você não estiver, então você vai esquecer sobre eles, e quando você se lembrar deles, você vai fazer algumas coisas em direção a seus objetivos e, em seguida, esqueça novamente. Você deve ter uma revisão regular de seus objetivos semanalmente para manter esse foco. Aqui a minha melhor sugestão para fazer a revisão semanal: marcar uma consulta, na manhã de segunda-feira ou na manhã de sexta-feira. Com você mesmo para fazer a revisão semanal. Eu sugiro as manhãs porque na hora da tarde, você está muito ocupado com outras coisas que chegam para manter esse compromisso. Se você fizer isso primeiro na manhã, você pode tirá-lo do caminho e passar para o resto do seu dia caótico. Mantenha-se sagrado 8212 ou seu sistema começará a desmoronar. Postou . Domingo, 18 de fevereiro de 2007